上海外国语大学印章管理规定
上外办〔2023〕3号
（经2023年第一次校长办公会议审议通过）
第一章 总则
第一条（目的依据） 为推进学校法治工作开展，规范学校印章管理，维护学校合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）《教育部印章使用和管理的暂行规定》（教办厅〔2007〕7号）和《上海市电子印章管理暂行办法》（沪府办规〔2018〕29号）的相关要求，结合学校实际，制定本规定。
第二条（适用范围） 本规定适用于学校各级各类印章的使用与管理，包括实物印章和电子印章的使用与管理。
第三条（印章定义） 本规定所指实物印章是指使用牛角、金属、橡胶或塑料等材质刻制的具有物理形式的，用作盖印于文件上表示鉴定、签署，实现各类纸质文档完整性、真实性和不可抵赖性的文具。
本规定所指的电子印章，是可靠电子签名的可视化表现形式，以密码技术为核心，将实物数字证书、签名密码与实物印章图像有效绑定，用于实现各类电子文档完整性、真实性和不可抵赖性的图形化电子签名制作数据。电子印章绑定的实物数字证书，应由依法设立的电子认证服务机构提供。
第四条（印章种类） 本规定所指印章包括实物印章和电子印章两种形式，根据印章内容可以分为以下七种：
1. 学校党委印章、学校行政印章、学校钢印等校级印章；
2. 学校法定代表人名章；
3. 学校领导和各单位领导签名章；
4. 各二级党组织印章、各单位行政印章、各单位钢印；
5. 各级各类群众组织、共青团组织印章；
6. 各级各类业务专用印章、业务专用钢印；
7. 其他经学校批准制作的印章。
第五条（管理单位） 党委办公室和校长办公室是学校印章综合管理单位，分别负责校级党务和行政印章的使用与管理，统筹各级各类实物和电子印章的制作、启用、备案、废止等工作，指导、监督各级各类印章的使用与管理。
信息技术中心负责学校电子印章系统的技术保障，与党委办公室、校长办公室共同负责学校电子印章系统的建设、运行、维护。
第六条（电子印章系统） 学校选择符合国家、教育部、上海市相关法规和标准要求的电子印章服务机构，提供电子印章相关服务。
学校原则上建立统一的电子印章系统，提供电子印章申请、制作、备案、查询、变更、注销、签章、验章和使用管理等功能，并预留与国家政务服务平台统一电子印章系统和上海市电子印章公共服务平台对接接口。
第七条（电子印章的效力） 电子文件中加盖校统一系统中的电子印章与纸质文件加盖实物印章具有同等的法律效力（法律法规中另有规定的事项除外）。加盖电子印章的电子文件，打印后视作原文件的复印件。仅以图片格式保存的印章、签名扫描件不是电子印章，不具有法律效力。
第二章 印章的标准
第八条（印章样式规格） 印章一般为圆形，党务印章中央刊党徽，行政印章中央刊五角星。业务专用印章的形状、样式根据需要并兼顾传统习惯制作。法定代表人名章、签名章不做统一形状规定。
印章的尺寸依据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）及其他相关规定执行。校级印章直径4.2厘米，校内各单位印章直径不超过4.0厘米。
第九条（印章文字） 印章所刊单位名称应为学校党务、行政发文中明确的单位名称全称，或是在学校组织部、人事处登记备案的单位名称全称。
圆形或椭圆形印章应在印面上半部分顺时针自左而右环行单独刊“中共上海外国语大学委员会”或“上海外国语大学”字样，校内单位名称或业务专用印章名称应自左而右横行刊在印章其他位置。二级党组织印章应顺时针自左而右环形刊“中共上海外国语大学×××委员会”字样。
业务专用印章应含“‘上海外国语大学’+相关用途+‘专用章’”字样。
除学校法定代表人名章、学校领导和各单位领导签名章外，印章所刊文字使用国务院公布的简化字，字体为宋体。
第十条（印章鉴别特征） 学校另行制定印章鉴别特征标准，用于辨别印章真伪。
第十一条（电子印章标准） 电子印章的图形化特征,应与实物印章的印模完全一致。
学校统一建设的电子印章系统，应符合国家和地方文件中规定的各项技术标准。
第三章 印章制作、启用与废止
第十二条（印章制作审批） 学校党委印章、学校行政印章、学校钢印的制作，由党委办公室或校长办公室根据上级单位和公安机关的有关程序要求办理。
需要刻制校内单位机构名称实物印章和钢印的，应先完成申请审批，在申请备注中应注明需要刻制印章上的准确文字内容，经发起单位正职审核同意，提交组织部或人事处核实印章中机构名称，核实无误后再提交党办秘书或校办秘书转办，经党委办公室或校长办公室主任审核同意后，由党委办公室或校长办公室出具学校介绍信，前往指定刻字厂刻制实物印章。
需要刻制各级各类业务专用实物印章和钢印的，应先完成申请审批，在申请备注中注明需要刻制印章上的准确文字内容，经发起单位正职审核同意后，提交党办秘书或校办秘书转办，经业务分管校领导同意后，由党委办公室或校长办公室出具学校介绍信，前往指定刻字厂刻制实物印章。
各单位可根据实际工作需要，经审批，可通过学校统一的电子印章系统制作各类实物印章相对应的电子印章。申请制作电子印章的，应先完成申请审批，申请时应附上实物印章印模扫描件，经发起单位正职审核同意后，提交党办秘书或校办秘书转办，经党委办公室主任或校长办公室主任审核同意后，由党委办公室或校长办公室会同信息技术中心，在学校统一的电子印章系统中完成电子印章制作，并制发电子印章的实物数字证书。
第十三条（印章制作单位） 实物印章应在公安机关指定的印章刻制点刻制，电子印章原则上应通过学校统一的电子印章系统制作。
第十四条（印章数量） 校内各二级单位应该且仅能刻制实物印章一枚。二级单位的内设机构、挂靠单位和研究中心、各类学术平台等其他单位原则上不刻制单位印章，需要使用印章时应由相应二级单位代章。确有需要刻制印章的，须明确必要性后单独申请，经审批同意刻制印章的，亦仅能刻制实物印章一枚。
根据工作需要，校领导可刻制实物签名章一枚，学校法定代表人刻制实物名章一枚，各单位主要负责人可刻制实物签名章一枚。
根据工作需要刻制的各级各类业务专用印章、业务专用钢印原则上同一事项只能刻制一枚实物印章，确有需要刻制多枚的，需明确必要性后单独申请，印章文字中应明确标明印章编号以示区别。
每枚实物印章仅能制作一枚相对应的电子印章，且只配发一枚电子印章实物数字证书。
第十五条（印章的启用及留印） 实物印章刻制完成后，应前往党委办公室或校长办公室办理印章启用手续，登记印章信息、当面留取印章印模，印章保管人及党委办公室或校长办公室办理登记的工作人员均应在留取的印模单上签字确认。
电子印章制作完成后，应在学校统一的电子印章系统中完成印章启用手续。电子印章仅在与之绑定的实物数字证书的生效日后及有效期内为有效使用。
第十六条（印章的停用） 印章因机构名称变更、机构撤销、专用章功能中止等原因，不再适合继续使用的，应于相关决定下达当日停止使用，并在5个工作日内由原印章保管人携需停用的实物印章和电子印章实物数字证书前往党委办公室或校长办公室办理印章停用手续。实物印章须做好停用登记并留取印模，电子印章须在学校统一的电子印章系统中办理电子印章废止。停用的实物印章和电子印章实物数字证书应同时交予党委办公室或校长办公室，统一由学校档案馆归档保存。印章保管单位不得自行处置或销毁应予停用的印章。
第十七条（重新制作印章） 各单位实物印章因损坏需要重新刻制的，应由印章保管人携损坏的实物印章到党委办公室或校长办公室办理损坏印章停用登记，并留取损坏印章的印模。停用的实物印章应同时交予党委办公室或校长办公室，统一送学校档案馆归档保存。损坏的实物印章归档后，方可按照第十二条相关规定重新申请刻制替换印章。
因电子印章实物数字证书故障无法正常使用电子印章的，应及时向信息技术中心申请维护，并由信息技术中心做好新旧实物数字证书编号信息和维护记录登记。
实物印章重新刻制后，相对应的电子印章也须重新制作。
第十八条（签名章的管理） 刻制实物签名章不需要事前审批，但应按照第十五条、第十六条和第十七条的相关规定做好印章启用、停用、重制管理。需制作实物签名章对应的电子印章的，须按照第十二条相关规定执行。
第十九条（无效印章） 未经规范流程审批、未在指定刻字厂刻制、启用手续未办理、未按时申报停用的印章、未在指定电子印章管理系统中制作的电子印章均应视为无效印章。
第四章 印章的保管与挂失
第二十条（印章的保管）学校党委印章、书记/副书记签名章由党委办公室保管，学校行政印章、学校钢印、法定代表人名章、校长/副校长签名章由校长办公室保管；各类校级业务专用章由学校指定单位保管；其他印章由申请制作印章的单位保管。
各类实物印章、电子印章实物数字证书及签名密码应由专人负责保管、使用，印章保管场所应确保安全。印章保管单位应做好本单位各类实物印章、电子印章实物数字证书的使用、管理台账，并接受党委办公室、校长办公室定期检查。电子印章实物数字证书保管要求与实物印章相同。
印章管理人应做好实物印章的日常保养，做好清洁维护，确保印章使用时没有缺损，印文字迹清晰。
第二十一条（电子印章的延期） 电子印章保管人应在电子印章、实物数字证书到期前3个月，向党委办公室或校长办公室申请电子印章延期，经审批同意后，在电子印章系统中完成延期手续。
第二十二条（签名密码更新） 电子印章保管人应定期更新电子印章的签名密码，密码更新应在电子印章系统中完成。
第二十三条（印章的挂失） 若发生实物印章或电子印章实物数字证书遗失，印章使用单位应立即向党委办公室或校长办公室报告挂失，按照公安机关的相关要求进行报备案，并按规定要求发布挂失通告。重新制作印章按照第十二条相关规定执行。
如找回遗失印章或实物数字证书，应立即送至党委办公室或校长办公室办理停用手续，并统一送学校档案馆归档保存。
第五章 印章的使用
第一节 印章使用的一般性原则
第二十四条（使用场所） 原则上印章不得在保管场所以外的其他场所使用，特殊情况确需外带使用的，应由印章保管单位负责人批准，由印章管理人员携章前往现场司印。
第二十五条（禁止事项） 以下情况不得用印：
1. 用印材料为未填写完成的空白纸张、表单、介绍信、证件、奖状、证书及其他证明类文书时，不得用印；
2. 未经规定程序审批、审批流程不当或审批权限不当的，不得用印；
3. 用印材料内容有错误的，不得用印；
4. 用印材料内容与审批时提供的材料不一致的，不得用印；
5. 与本校工作、业务无关的事项，不得用印。
第二十六条（操作要求） 用印材料经审批，符合用印条件时，印章管理人经核对无误后，应亲自监印。
用印时，印章名称应与用印材料上相关内容相对应。代章时，应在用印材料中注明“代章”字样。合同、协议等内容有多页的重要文件用印时，还应加盖骑缝章。
加盖实物印章时，印章纹样应清晰美观。在落款处盖章时，应做到“齐年盖月”。
加盖电子印章时，印章管理人应将核对无误的电子文件上传至电子印章系统，调整印章图形位置，完成电子印章用印。在落款处盖章时，亦应做到“齐年盖月”。
各类自助服务终端设计时，应预留通过电子印章系统打印各类已加盖电子印章文件的接口。从自助服务终端打印的已加盖电子印章的文件，均须事先完成印章使用审批。
第二节 印章的使用范围
第二十七条（校级印章） 学校党委印章、学校行政印章、学校钢印的使用范围如下：
1. 以学校党委、学校名义办理的公文、公函等；
2. 以学校党委、学校名义签署的合同、协议等；
3. 以学校名义开具的事业单位法人证书复印件、法定代表人授权委托书等证明材料；
4. 以学校党委、学校名义颁发的证书、证件材料及其对照的复印、翻译证明件；
5. 以学校党委、学校名义开具的对外联系的业务性文件、证明材料等；
6. 其他以学校党委、学校名义出具的文件、材料等。
第二十八条（法定代表人名章） 法定代表人名章的使用范围为以法定代表人名义代表学校办理的各类文件、材料。
第二十九条（校领导签名章） 校领导签名章的使用范围如下：
1. 以学校党委名义办理，应由党委书记签署的业务文件，使用党委书记签名章；
2. 以学校名义办理，应由校长签署的业务文件，使用校长签名章；
3. 以学校或校领导的名义办理，应由校领导签署的合同、协议、公函、证书、对外联系的业务性文件等；
4. 其他经校领导授权可使用签名章的文件及材料；
5. 学校领导签名章不得用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金使用等事宜，不得用于签署财务相关单据，不得进行各类材料审批。
第三十条（其他印章） 校级业务专用章、校内各级各类印章和各单位主要负责人签名章应在申请制作时明确使用范围。由于历史原因尚未明确使用范围的，应根据本规定，尽快确定使用范围，并报党委办公室或校长办公室备案。
各单位印章、领导签名章主要用于校内工作联系，对外使用仅限于与本单位工作相关的业务性联系。未经学校授权，不得用于合同、协议、备忘录等文件的签署。
第三节 印章使用的审批
第三十一条（基本原则） 使用学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、法定代表人名章、校领导签名章，应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁申请谁首责，谁审批谁负责的工作要求。申请人应按规定流程填写申请信息并提交审批。原则上印章使用审批流程应在电子政务系统的指定流程中进行，因用印材料涉密等特殊情况，可使用线下审批方式。
第三十二条（一般审批程序） 申请人发起用印申请后，由所在单位主要负责人审核，经相关部门会签同意后，由党办秘书或校办秘书转发分管校领导审批。分管校领导认为应提交学校主要负责人审批的或应提交校级决策机制审议的，还应继续进行相应审批程序。完成审批后，方可用印。
若用印相关事项已通过校内请示，由校领导批准的，申请人在发起用印申请时应关联相关审批流程，用印申请经申请人所在单位主要负责人审核后，党办秘书或校办秘书根据相关流程审批意见同意用印。
第三十三条（例行审批程序） 在日常工作中长期存在、工作要求清晰明确、需经常使用校级印章的事项，可由相应机关职能部门申请，经分管校领导授权，党委办公室或校长办公室备案后，适用例行审批程序。
采用例行审批程序时，由相应职能部门代表分管校领导进行用印审批，党办秘书或校办秘书根据相应职能部门审批意见同意用印。
第三十四条（合同、公文用印） 合同、协议等用印应根据《上海外国语大学合同管理规定》（上外办〔2022〕10号）、《上海外国语大学合同专用章实施细则》（上外办〔2018〕41号）完成审批后，经合同签署人签署后方可用印。
各类公文用印应根据《上海外国语大学公文处理工作规定》（上外办〔2020〕3号）完成签发后，方可用印。
第三十五条（其他印章） 校级业务专用章、校内各级各类印章和各单位主要负责人签名章的保管单位，应参照本规定制定相应的管理使用细则，明确使用审批流程。
第六章 责任
第三十六条（监管责任） 党委办公室、校长办公室应定期对各级各类印章进行清查，更新实物印章和电子印章绑定的实物数字证书的保管、使用状态，检查印章使用情况。党委办公室、校长办公室应定期对印章管理和使用情况开展监督检查。
第三十七条（责任人） 印章保管单位党政主要负责人是本单位印章管理的第一责任人，负责本单位所管理印章的使用审批，对本单位所管理印章的规范使用负主要责任，应严格遵照权限和程序审批用印事项。印章管理人应认真负责、遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。
第三十八条（违法违规行为） 各类人员在管理和使用印章过程中存在违法违规行为的，应按照学校有关规章制度和纪律规定承担责任；给学校造成损失的或存在违法行为的，应依法追究其相应法律责任；构成违法犯罪的，移交行政或司法机关追究其行政或刑事责任。
第七章 附则
第三十九条（特殊情况） 根据上级单位要求办理的电子印章，应根据上级单位相关规定，并参照本规定进行日常管理。制作前须一事一议，单独审批。在相关平台中用印时，应确保相关用印材料已完成校内用印审批程序。
第四十条（使用细则） 校内各单位应参照本规定制定本单位所管理印章的管理使用细则，明确印章的使用范围和使用审批流程。
第四十一条（解释单位） 本规定由党委办公室、校长办公室负责解释。
第四十二条（施行时间） 本规定自2023年2月20日起施行，原《校级党务印章管理使用规定》（上外委办〔2021〕4号）、《上海外国语大学行政印章管理和使用规定》（上外办〔2011〕44号）同时废止。